Management
 

Personalmanagement:

Im Bereich Personalmanagement fallen gemäß den mdw geltenden Richtlinien folgende Aufgaben in den Verantwortungsbereich der Führungskräfte:

...Ansuchen auf Besetzung einer Stelle/Supplierungsantrag: Antrag an Rektor_in
...Ausschreibungen: Vorschlag Ausschreibungstext, Veröffentlichung der Ausschreibung
...Mitwirkung im Besetzungsverfahren unter Beachtung der relevanten Richtlinien, IL/OE-Leiter_innen: Vorschlag/ Anhörung, Planung und Organisation Dienstantritt (EDV, Arbeitsplatz, Raum…)
...Arbeitsplätze: Festlegung/Konkretisierung der Aufgaben von Mitarbeiter_innen (Arbeitsplatzbeschreibung und Vereinbarung Tätigkeitsprofil), Anträge auf Änderung von Beschäftigungsverhältnissen wie Aufwertungen oder Verwendungsänderungen,     Änderung des Beschäftigungsausmaßes
...Kontrolle der Einhaltung der dienstlichen Verpflichtungen: Anleitung, Abmahnung, Weiterleitung an Rektorat und Personalmanagement
...Arbeitszeit: (Verwaltungspersonal) Kontrolle der Einhaltung der Arbeitszeit, Arbeitszeitaufzeichnungen, Höchstarbeitszeit, Anordnung und Genehmigung von Überstunden/Mehrdienstleistungen; (Lehrpersonal) evtl. Betrauung mit Lehre     („Studiendekanatsfunktion“), Bereitstellung von Unterrichtsräumen, Ressourcen… Bitte beachten Sie dazu das Campus Management System mdwOnline, bspw. zur Zeiterfassung, Abwesenheitsplaner, uvm. https://www.mdw.ac.at/zid/mdwonline/
...Abwesenheiten: Entgegennahme von Krankmeldungen/Unfallmeldungen und Weiterleitung an das Personalmanagement, Genehmigung Erholungsurlaub und Pflegefreistellung, Stellungnahme zu Sonderurlaub, Freistellung wegen Forschung/EEK,     Sabbatical, Karenzurlaub, Genehmigung von Dienstreisen und Reisekostenzuschuss (RKZ)
...Beendigung von Arbeitsverhältnissen: Einbindung bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen u.a. Stellungnahmen, Gesprächsprotokolle, Dienstgespräche mit der Abteilung für Personalmanagement
 

  • Die Abteilungen Personalmanagement (PM) sowie Organisationsrecht und Berufungsmanagement (ORB) stehen beratend zur Verfügung

https://www.mdw.ac.at/pm/  

https://www.mdw.ac.at/orb/
 

 

Budgetverantwortung – kaufmännische Sorgfaltspflicht:

Als Führungskraft an der mdw verantworten Sie das Budget Ihrer Organisationseinheit (Bedarfserhebung, Budgetverhandlung, sach- und planmäßige Verwendung, …).
Informationen und Beratung zur Finanzgebarung der mdw, zur Budgetzuteilung und -verhandlung, zur Nutzung von SAP (Berichtswesen), zu Kontierungsobjekten (Kostenstellen/Innenaufträgen), zum zentralen Rechnungseingang und dem Rechnungsworkflow, … erhalten Sie durch das Zentrum für Finanz- und Rechnungswesen (ZFR). Nach Übernahme der Leitung einer Organisationseinheit erfolgt idR ein erstes offizielles Gespräch zwischen dem Zentrum für Finanz- und Rechnungswesen und neuer Führungskraft. Auf der Website des Zentrums für Finanz- und Rechnunswesen stehen Ihnen Erläuterungen bspw. zu Budgetgrundsätzen, -planung, -vergabe,-nachträgen, interner Verrechnung, Finanzcontrolling bei Projekten, Richtlinien uvm. zur Verfügung.
 

 

Berichtspflichten, Monitoring:

Zu Beginn eines Kalenderjahrs erstellt die Universität einen Tätigkeitsbericht über das Vorjahr in Form der Wissensbilanz. Die Wissensbilanz wird an der mdw durch die Stabstelle Qualitätsmanagement (QM) koordiniert und gemeinsam mit dem Rektorat verfasst. Dabei wird teilweise auch die Unterstützung von Führungskräften in Form von zu entrichtenden Kurzberichten (Textbausteinen) erbeten. Das Rektorat der mdw bringt die Wissensbilanz dem Ministerium zur Kenntnis und veröffentlicht sie jedes Jahr für alle zugänglich auf der Website.

 

Evaluierungen:

Lehrveranstaltungsevaluation (betrifft nicht die Verwaltung):
alle 5 Jahre werden alle Lehrveranstaltungen (LVs) der Lehrenden, die diesem Institut zugeordnet sind, evaluiert.
Die jeweilige Institutsleitung ist für die Organisation der Lehrveranstaltungsevaluation am Institut verantwortlich, übernimmt Kommunikationsaufgaben und steht den Mitarbeiter_innen der Stabstelle Qualitätsmanagement als Auskunftsperson zur Verfügung (vgl. Leitfaden zur LV-Evaluation). VRI und VRII laden die Institutsleitung zu einem abschließenden Evaluationsgespräch ein.
 

 

Personenbezogene Evaluation (betrifft nicht die Verwaltung):
Universitätsprofessor_innen gem. §25 bzw. der assoziierten Professor_innen gem. § 27 KV. müssen zumindest alle fünf Jahre evaluiert werden (vgl. Richtlinie "Personenbezogene Evaluierung"). Ein Teil des durchzuführenden Verfahrens ist die Abgabe einer Stellungnahme des Institutsleiters_der Institutsleiterin in Bezug auf die im Leistungsportfolio des_der Kandidat_in angeführten Aufgabenbereiche und zur Erfüllung der Dienstpflichten.
 

 

ggf. Raumverwaltung, Instrumentenverwaltung:

Sind Ihrer Organisationseinheit Räumlichkeiten der mdw (Seminarräume, Konzert-, Veranstaltungssäle) zur Abhaltung von Unterricht, zum Üben und zum Veranstalten zugeteilt, dann obliegt Ihnen die Verantwortung für deren Vergabe. Gleiches gilt für Instrumente und deren Verleih.

 

ggf. Betrauung mit Lehre:

…ist in Ausarbeitung

 

Qualitäts- und Wissensmanagement in den Bereichen der Kunst, Wissenschaft, Forschung, Lehre und Pädagogik (5 Säulen Modell) sowie in allen anderen Bereichen der Universität: 

So wie jede Organisation durch das Setzen von Zielen und die Überprüfung der Zielerreichung die Grundlage für qualitätsorientierte Weiterentwicklung legt, so ist für jede OE das bewusste Reflektieren ihrer Arbeit und Ergebnisse essentiell, um Verbesserungen vornehmen zu können. Dabei ist der Umgang mit Wissen in verschiedenster Form von großer Bedeutung.
 

  • Mit welchen Mitteln reflektiere, überprüfe, stelle ich systematisch die Qualität der von mir verantworteten Strukturen, Prozesse, Abläufe, Schnittstellen, Spielregeln, Leistungen sicher?
  • Führe ich bspw. regelmäßige Instituts-/Abteilungssitzungen durch? 
  • Lade ich meine Mitarbeiter_innen dazu ein, die Zusammenarbeit gemeinsam im Hinblick auf ihre Qualität zu reflektieren? Haben wir ein gemeinsames Qualitätsverständnis, transparente Workflows, Teamregeln?
  • Ist die Vertretung von Wissensträger_innen in deren Urlaub/Krankenstand gesichert?
  • Nutze ich bereichsübergreifende Kommunikationsplattformen der mdw (wie z.B. die Institutsleiter_innen-Klausur (ILK), das Forums der Leiter_innen der Verwaltungseinheiten (OE-Forum)) zum Austausch und zum Erhalt von Informationen und Feedback?