FAQs Erasmus - Häufig gestellte Fragen

 

 

Erfolgt die Reise im Zuge eines Projekts oder wird diese von einer anderen mdw-Organisationseinheit (mit)finanziert, so muss der Dienstreiseantrag/Antrag auf Reisekostenzuschuss von der/dem Anordnungsbefugten der zu belastenden Kostenstelle/des zu belastenden Innenauftrags zusätzlich genehmigt werden.

Für alle Erasmus+ Lehrendenmobilitäten (=STA) in Europa und international sowie für die Netzwerke (Asea-Uninet, EPU) ist ein RKZ-Antrag aus zu füllen; für Erasmus+ Fortbildungsmobilitäten (=STT) ist vom Verwaltungspersonal ein Dienstreise-Antrag, vom Lehrpersonal ein RKZ-Antrag zu stellen.

 

Zusätzlich zum RKZ ist ein Antrag auf Freistellung direkt beim zuständigen Institut zu stellen; Bei einer Dienstreise entfällt das.

Sollte die Auslandsreise privat verlängert oder früher angetreten werden, müssen diese zusätzlichen Abwesenheitstage im Antrag auf Freistellung angeführt werden; bei einer Dienstreise ist separat ein Urlaubsantrag zu stellen. Die Dienstreise endet in diesem Fall mit dem Veranstaltungsende.

 

Die Reise erfolgt im Zuge eines zentral verwalteten Internationalisierungsprogrammes der mdw. Der RKZ- bzw. Dienstreiseantrag ist daher im Office for International Programme Mobilities – IPM (vormals BIB – Büro für Internationale Beziehungen) bzw. ZfW - Zentrum für Weiterbildung1 ab zu geben. Der/Die Instituts-leiterIn ist daher in diesem Fall nicht anordnungsbefugt.

 

Da hier unterschiedliche Richtlinien an zu wenden sind, darf auf die spezifischen Merkblätter (Eramus+ Lehrendenmobilität Europa, Erasmus+ Fortbildungsmobilität Europa) bzw. auf die Richtlinien der internationalen Förderprogramme verwiesen werden.

 

Da hier unterschiedliche Richtlinien an zu wenden sind, darf auf die spezifischen Merkblätter (Eramus+ Lehrendenmobilität Europa, Erasmus+ Fortbildungsmobilität Europa) bzw. auf die Richtlinien der internationalen Förderprogramme verwiesen werden.

 

Für den Anwendungsbereich von Erasmus+ Europa gilt, dass von der Verwendung des Privat-PKW abgeraten wird. Sollte die Verwendung unumgänglich sein, muss dies vorab genehmigt werden.

Privat-PKW

Falls die Benützung des Privat-PKW bei einem Reisekostenzuschuss unumgänglich ist - z.B. wegen schlechter öffentlicher Erreichbarkeit oder bei Transport von Material - wird der Beförderungszuschuss laut Tabelle ausbezahlt. Der/Die Reisende muss die Kilometeranzahl der Fahrtstrecken im Formular Abrechnung eines Reisekostenzuschusses? angeben. (Der offizielle Distance calculator des Erasmus+ Programmes kann hierfür verwendet werden.

Sollten mehrere Orte besucht werden, ist ein Fahrtenbuch zu führen. Bei einem Reisekostenzuschuss steht kein amtliches Kilometergeld zu.

Leihwagen

Für die Verwendung eines Leihwagens gilt: Sollte die Verwendung unumgänglich sein - da z.B. unzumutbare öffentliche Verbindungen, unverhältnismäßig hoher Zeit- und/oder Finanzaufwand -, muss dies vorab genehmigt werden. Es ist ein Fahrtenbuch zu führen. Der für Dienstfahrten benötigte Kraftstoff wird gegen Vorlage einer Rechnung erstattet.

 

Die A1-Entsendebescheinigung belegt den ausländischen (EU-)Behörden bei einer Kontrolle, dass ein/e Entsendete/r in einem anderen (EU-)Staat sozialversichert ist.

Das Personalmanagement der mdw beantragt mit Erhalt Ihres Antrags um Reisekostenzuschuss für Sie die Ausstellung dieses Dokuments, das Sie von der BVA vor Abreise an Ihre Privatadresse zugestellt erhalten sollten. Bitte nehmen Sie die A1-Entsendebescheinigung auf Ihren Auslandsaufenthalt mit.

 

Die Abrechnung erfolgt jedenfalls über das Office for International Programme Mobilities – IPM (vormals BIB – Büro für Internationale Beziehungen) oder das ZfW.

Belege (wie zB Hotelrechnungen, Bahntickets, Taxirechnungen, Busfahrscheine uvm) sind grundsätzlich im Original vorzulegen.

Beträge, die aus einer Rechnung nicht eindeutig hervorgehen bzw. nicht mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmen, sind so darzustellen, dass sie für das IPM bzw. ZfW eindeutig nach vollziehbar sind.

Bei Belegen in Fremdwährungen (wie zB Flugtickets, Hotel- und Taxirechnungen, ..) ist zusätzlich ein Kreditkarten- oder Kontoauszug über die Abbuchungen der Belege zu übermitteln. Rechnungen ohne Umrechnungsbeleg werden mittels OANDA-Währungsrechner (www.oanda.com) in € umgerechnet.

Sollte die Ausstellung einer Papierrechnung unüblich sein (wie etwa bei Online-Buchungen) ist ein Ausdruck der Buchung bzw. - der Rechnung ausreichend.

Grundsätzlich können nur Ausgaben rückerstattet werden, für die Belege vorliegen. Ausgenommen hiervon sind Taggelder/per diem, die als Pauschalen ausgezahlt werden.

 

Nein, zusätzliche Nächtigungskosten sind privat zu tragen. Für die privaten Aufenthaltstage entfallen die Taggeldzahlungen.

Reisekosten (wie zB Flugtickets, Bahn, Bus, etc.) werden erstattet, auch wenn diese in die Privatzeit fallen!

Hinweis zur Erstattung bei eingereichter Doppelzimmerrechnung und Nutzung durch 2 Personen

Bei Doppelzimmerrechnungen werden 50% des Gesamtbetrags erstattet, außer der/die mdw-Bedienstete legt einen schriftlichen Nachweis des Hotels über den Einzelzimmerpreis bzw. eine Nutzung als Einzelzimmer vor.

 

Ja, unter der Voraussetzung, dass zum Zeitpunkt der (geplanten) Durchführung der Auslandsreise im Rahmen eines Internationalisierungsprogrammes an der mdw gelehrt wird und der Zeitpunkt der "Pensionierung" weniger als 2 Jahre zurückliegt.

Genauere Informationen hierzu erhalten Sie im BIB.

 

Das Office for International Programme Mobilities – IPM (vormals BIB – Büro für Internationale Beziehungen)bzw. das ZfW informiert Sie direkt, sobald Ihre Reise i. Zshg. mit einem Internationalisierungsprogramm abgerechnet wurde. Voraussetzung für die Abrechnung ist, dass alle notwendigen Formulare vorliegen und eine Berichtlegung erfolgte.

Sie können die Abrechnung Ihrer Dienstreisen über das Personal Self Service (PSS), zu finden auf Ihrer MDWonline-Visitenkarte, einsehen. Klicken Sie hierfür auf „meine Auszahlungsnachweise“ und ändern Sie nach Eingabe Ihres persönlichen AZN-PIN-Codes die Art des Nachweises auf „Reisekostennachweis“.

Die Reiseabrechnungen sind nicht im Reisemonat zu finden, sondern im jeweiligen Abrechnungsmonat.

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1 Für Erasmus+ Lehrendenmobilität Europa: Sabine Roth, DW-7420, IPM; für Erasmus+ Lehrendenmobilität international (outgoings + incomings) sowie multinationale Partnerschaften und Einzelpartnerschaften außerhalb von Europa: NN, DW-7421, BIB, und für Erasmus+ Fortbildungsmobilitäten in Europa: Claudia Kochman, DW-7612, ZfW.