In der Zeit von Jänner bis April 2009 fanden die Interviews zum Kommunikationsprojekt „Was gehört gesagt“ statt. Insgesamt haben sich 82 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus den Instituten und den Dienstleistungseinrichtungen für die Einzel- bzw. Gruppeninterviews zur Verfügung gestellt und wir danken ihnen für Ihre Beteiligung und Engagement!
Unterschiede, die einen Unterschied machen:
In den Interviews wurde besonders auf jene Dinge geachtet, die in der Kommunikation einen positiven Unterschied machen. Natürlich war es auch möglich, Anregungen, Wünsche und Beschwerden weiter zu geben. Hier fassen wir ein paar Punkte zusammen:
* Viele der Befragten haben betont, wie wichtig der persönliche Kontakt ist. Wenn man „das Gesicht zur Stimme“ kennt, wird die Kommunikation oft sehr viel leichter und auch eventuelle Missverständnisse können einfacher aus der Welt geschafft werden.
* Eine gute Email-Kultur ist vielen Befragten ebenfalls wichtig. Z.B. bei Emails, in denen man um Antwort bittet, auch tatsächlich eine zu bekommen. Und sei es: „Ich habe das Email erhalten und kümmere mich bis ... darum.“
* Der Unterschied von „Information“ und „Kommunikation“ wurde deutlich artikuliert, und dass Kommunikation etwas Zweiseitiges ist, d.h. dass jeder selbst sehr viel zu einer guten Kommunikation beitragen kann.
* Klarheit in der Kommunikation ist für die interviewten Personen besonders wichtig.
* Wertschätzung, Respekt für den Arbeitsbeitrag der anderen, konstruktives Feedback und Lob sollten häufiger eingesetzt werden. Unterstützung für professionelle Sitzungsmoderation wäre hilfreich.
* Als besonders hilfreiche Kommunikations-Instrumente wurden spezielle Sitzungen (Institutsleiter, DLE-Leiter), wo eine abteilungsübergreifende Kommunikation erfolgt, mdw-online, note intern und Veranstaltungen (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Institutsfeiern etc.) von vielen Befragten genannt.
* Sekretariate sind zentrale Drehscheiben für die Kommunikation an der MDW. Maßnahmen für den Informationsfluss sollten mit diesen wo immer möglich abgestimmt werden.
* Die Kommunikation zwischen den Säulen/Bereichen (Konzertfächer/Pädagogik/wiss. Institute, aber auch Einzelinstitute) der MDW sollte intensiviert werden. Dort liegt noch viel Potenzial für Output, Kreativität und mehr gemeinsame Identität.
* Die Gesamtidentität (Corporate Identity) der MDW wird vermisst und es besteht der Wunsch nach einer gemeinsam (!) geteilten Vision, mehr Leadership und auch einem profilierteren Außenauftritt.
* Eine (weitere) Durchforstung der Aktenläufe und der Prozesse in der Verwaltung beinhaltet Rationalisierungspotenzial.
* Es gab auch viele Anregungen für Verbesserungen der Kommunikation und der diversen Prozesse. Diese werden in der Folge entweder direkt an die betreffenden Institute und Abteilungen weitergeleitet bzw. fließen in die Arbeitsgruppen ein.
Wie geht es mit dem Projekt nun weiter?
Die Interviews werden derzeit von den Projektgruppen-Mitgliedern kategorisiert und für die Weiterbearbeitung in den geplanten Arbeitsgruppen aufbereitet. Vorschläge, die einzelne Abteilungen betreffen, werden direkt an diese weitergeleitet.
Wir freuen uns sehr auf die weitere Zusammenarbeit und laden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität ein, unser Projekt weiter aktiv mit zu gestalten.
Gerda Müller